Za sprawą nowelizacji ustawy o rachunkowości zmieniły się zasady podpisywania sprawozdań finansowych. Od tego roku, nawet w sytuacji przedsiębiorstw kierowanych przez organ wieloosobowy, wystarczy podpis jednego przedstawiciela takiego organu np. zarządu. Trzeba spełnić jednak dodatkowe warunki.

Do tej pory sprawozdanie finansowe podpisywała – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kierował organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. W przypadku np. rozbudowanych zarządów mogło stanowić to czasem pewną niedogodność.

Po ostatniej nowelizacji art. 52 ustawy o rachunkowości, będzie znacznie prościej. W przypadkach, gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, wystarczy teraz podpis tylko jednej osoby wchodzącej w skład tego organu.

Ale możliwość podpisania sprawozdania finansowego przez jedną osobę wymaga spełnienia trzech dodatkowych warunków:

1. Pozostałe osoby wchodzące w skład organu złożą oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Oświadczenie sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.
2. Osoba podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewni sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. [W tym wypadku, w ustawie brakuje odpowiedzi co to jest elektroniczna kopia dokumentu. Czy chodzi o zwykły skan, czy skan, który zostanie podpisany przez członka organu, który podpisuje sprawozdanie finansowe. Bezpieczniejsza jest druga z podanych opcji].
3. Oświadczenie zostanie dołączone do sprawozdania finansowego.

Dodatkowo zgodnie z przepisami przejściowymi:

1. Sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności, skonsolidowane sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej, o których mowa w ustawie o rachunkowości:

1)  które zostały zatwierdzone przed dniem 1 czerwca 2022 r.,

2) do których zostały sporządzone odmowa podpisu, do której ma zastosowanie art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, do których ma zastosowanie art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości (tj. sprawozdanie finansowe podpisane przez jednego członka organu z dołączonym oświadczeniem pozostałych członków)

– składa się, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, we właściwym rejestrze sądowym, w okresie od dnia 1 czerwca 2022 r. do dnia 15 czerwca 2022 r.

1. Dodatkowo dopiero od 1 czerwca 2022 r. wejdzie nowy przepis art. 69 ust. 3a ustawy o rachunkowości stanowiący, że: Kierownik jednostki wraz ze sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności, skonsolidowanym sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności grupy kapitałowej, sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanym sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej składa we właściwym rejestrze sądowym również odmowę podpisu, do której ma zastosowanie art. 52 ust. 2, oraz oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, do których ma zastosowanie art. 52 ust. 2b, jeżeli zostały sporządzone.

W skrócie, przepisy przejściowe oznaczają tyle, że jeśli sprawozdanie finansowe:

1. zostało podpisane jak dotychczas – złożenie do RDF następuje zgodnie z dotychczasowymi zasadami;
2. zostało podpisane przez jednego członka zarządu (po spełnieniu powyższych warunków) i zostało zatwierdzone przed 1 czerwca 2022 r., złożenie SF do RDF musi nastąpić po 1 czerwca 2022 r. (ale nie później niż w ciągu 15 dni od 1 czerwca 2022 r., czyli do 15 czerwca 2022 r.);
3. zostało podpisane przez jednego członka zarządu (po spełnieniu powyższych warunków) i zostało zatwierdzone po 1 czerwca 2022 r., złożenie SF do RDF musi nastąpić nie później niż w ciągu 15 dni od zatwierdzenia.

Autor: Szymon Kaczmarek – adwokat, partner w kancelarii Loewen